του Sergio Mazarakis* |

Είστε ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης. Έχετε την ευθύνη για τη διοίκηση και επιβίωση της επιχείρησής σας. Αν αυτή δεν τα καταφέρει, τότε θα έχετε αποτύχει στο έργο σας. Και αυτό είναι κάτι που δεν θέλουμε να συμβεί. Σε περίπτωση που διοικώντας την, πιάνετε τον εαυτό σας να αναγκάζεται να παρατάει συχνά αυτό που κάνει για να ασχοληθεί με επείγουσες καταστάσεις που προκύπτουν, τότε το άρθρο αυτό σας αφορά.

Δεν πιστεύουμε ότι υπάρχει επιχειρηματίας που να τον ευχαριστεί να αναγκάζεται να παρατήσει σημαντικά καθήκοντα για να σβήνει φωτιές. Να υποχρεώνεται δηλαδή να «κατέβει» στο οργανόγραμμα της επιχείρησής του είτε γιατί δεν υπάρχει κανείς να το κάνει είτε επειδή αυτός που θα έπρεπε να το κάνει, απλά δεν μπορεί.

Σας παραθέτουμε 6+1 συμβουλές για να καταφέρετε να περιορίσετε στο μεγαλύτερο βαθμό την εμφάνιση καταστάσεων που χρήζουν τη μεσολάβησή σας. Μόνο έτσι θα δημιουργήσετε τις προϋποθέσεις για να ασχοληθείτε με το μέλλον της επιχείρησής σας.

• Ξέρουμε ότι το έχετε ξανακούσει πολλές φορές, πιστεύουμε όμως πως άλλη μια φορά δεν θα σας βλάψει. Λειτουργεί η επιχείρησή σας βάσει ενός στρατηγικού σχεδιασμού; Μην ζείτε για το παρόν. Δημιουργήστε ένα συγκεκριμένο πλάνο ώστε να ξέρετε τι χρειάζεται να κάνετε, πότε να προγραμματίσετε τις κινήσεις σας, πόσα άτομα να απασχολήσετε για την υλοποίησή του και ποιες ακριβείς ενέργειες θα πρέπει να κάνετε όλοι μαζί και ο καθένας ξεχωριστά για να το πετύχετε. Δίχως πλάνο, όσο κι αν ακούγεται ουτοπικό αυτήν την περίοδο, θα δυσκολευτείτε να βαδίσετε με σιγουριά μπροστά.
• Οργανώστε την επιχείρησή σας. Δημιουργήστε ένα κατάλληλο οργανόγραμμα στην επιχείρησή σας (και όχι copy paste από βιβλία διοίκησης) το οποίο θα το γνωρίζουν όλοι. Ο κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει συγκεκριμένα και καταγεγραμμένα με λεπτομέρειες τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις της θέσης του. Και βεβαίως, τα μεγέθη βάσει των οποίων θα αξιολογείται η παραγωγικότητά του. Όσο καλύτερα οργανώσετε την επιχείρησή σας, τόσο λιγότερες έκτακτες καταστάσεις θα εμφανίζονται.
• Προσλάβετε ικανό και παραγωγικό προσωπικό. Αντιλαμβάνεστε ότι όσο λιγότεροι είναι σε μια επιχείρηση τόσο περισσότερες θέσεις κρατούν, τόσο περισσότερα καθήκοντα κάνουν (ή τουλάχιστον θα έπρεπε να κάνουν) που σημαίνει ότι κάθε φορά που θα προκύπτει κάτι σημαντικό, θα πρέπει να καταπιάνεστε με αυτό, αφήνοντας όλα τα υπόλοιπα μέχρι να το επιλύσετε.
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας. Αν δεν το κάνετε εσείς, ποιος θα το κάνει; Δεν είναι λύση ούτε να αλλάζετε προσωπικό συχνά αλλά ούτε και να τα κάνετε όλα μόνοι σας, επειδή εκείνοι δεν μαθαίνουν. Αφιερώστε χρόνο και εκπαιδεύστε το προσωπικό σας. Επενδύστε σε αυτούς. Όσο καλύτερα είναι σε θέση να χειρίζονται τις δυσκολίες, όσο καλύτερα είναι προετοιμασμένοι για αναπάντεχες καταστάσεις, τόσο εσείς θα μπορείτε να μένετε ήρεμος και να κάνετε τα δικά σας καθήκοντα, δίχως να κάνετε τον πυροσβέστη.
• Αφού τους εκπαιδεύσετε -και το τονίζουμε αυτό- αν συνεχίσουν να προκύπτουν συνεχώς «φωτιές», οι οποίες ανήκουν στις δικές τους αρμοδιότητες και δεν είναι σε θέση να τις χειρισθούν, απαλλαγείτε από αυτούς. Υπάρχουν και κάποιοι που δεν θέλουν να αλλάξουν ή να βελτιωθούν για τους δικούς τους λόγους. Δεν είναι κακό, αρκεί να μην εργάζονται στη δική σας επιχείρηση.
• Όποτε καλείστε να παρέμβετε και να παίξετε το ρόλο του πυροσβέστη, κάντε το άμεσα καθώς διακυβεύεται η επιχείρησή σας. Όμως μετά το σβήσιμο, μην αμελήσετε να βρείτε το λόγο που συνέβη αυτό. Έτσι, θα πάρετε τα αναγκαία μέτρα ώστε αν στο μέλλον συμβεί κάτι παρόμοιο, να μην χρειαστεί να το αντιμετωπίσετε εσείς. Αυτό σημαίνει, ότι πρέπει να εκπαιδεύσετε ένα άτομο που θα είναι σε θέση να τις αντιμετωπίζει, δίχως τη δική σας βοήθεια.

Τελειώνοντας, θα θέλαμε να σας δώσουμε και μία συμβουλή δώρο. Μια συχνή αιτία που κάποιος επιχειρηματίας αναγκάζεται να σβήνει φωτιές είναι η συσσώρευση όγκου εργασιών που δεν έχουν γίνει ή παραμένουν ανολοκλήρωτες. Και αυτό συμβαίνει πολύ ύπουλα…όλοι θυμόμαστε σε εξετάσεις είτε στο σχολείο είτε στο πανεπιστήμιο το άγχος και το διάβασμα που έπρεπε να κάνουμε τις τελευταίες μέρες επειδή δεν είχαμε φροντίσει να καταμερίσουμε σωστά το χρόνο μας και να διαβάζουμε καθημερινά. Το ίδιο ισχύει και με τις δουλειές. Εξάλλου, το ίδιο εφαρμόζεται και στον καταμερισμό των ποσών προς μελλοντικές υποχρεώσεις. Μπήκαν χρήματα; Βάλτε κατευθείαν το ποσό που θα πρέπει να πληρώσετε σε ένα άλλο λογαριασμό. Ήρθε δουλειά; Καθίστε και ολοκληρώστε την άμεσα ώστε να μην τρέχετε τις επόμενες ημέρες καθώς αν προκύψει τότε κάτι, θα φανεί ως φωτιά ενώ στην ουσία μπορεί και να μην είναι.

Αν είναι να σβήνουμε φωτιές, τότε ας σβήσουμε κάποιες πραγματικά δύσκολες που δεν μπορεί κανείς άλλος. Οργανώστε την επιχείρησή σας και απολαύστε τη διοίκησή της είτε βρίσκεστε εκεί είτε απουσιάζετε. Το έχουν καταφέρει πολλοί, γιατί όχι κι εσείς;

Καλή σας επιτυχία!

____________________________________________